Generalforsamling 2019

Publisert av Bjørn Taugbøl den 19.02.19. Oppdatert 12.03.19.

Generalforsamling 2019

Tid: 20. mars 2019 kl. 19:00

Sted: Huseby Gård (adresse Skedsmo Bygdetun, Husebyveien 9, 2020 Skedsmokorset).

Det blir kaffe og enkel bevertning.

 

Agenda:

1:    Åpning, og Valg av møteleder, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen

2:    Årsberetning for 2018-2019

3:    Regnskap og revisors beretning

4:    Budsjett og fastsettelse av kontingent

5:    Innkomne forslag

6:    Valg av klubbens styre iht. vedtektene

7:    Valg av neste års valgkomité

9:    Underskrift av protokollen og avslutning  

Hvis tiden tillater: Eventuelt/åpen diskusjon/ordet er fritt

 

Pkt. 5, Innkommet  forslag nr. 1:

Fra

Claus A. UrbyeAdd contact

Til

styret@earlyfordv8.noAdd contact

Dato

30.12.2018 18:26

Til styret i Early Ford V8 Club – Norway

 

Hei,

Vi leser i siste V8 Forum (nr. 2 / 2018) om den uoffisielle Facebook-siden som er opprettet i klubbens navn og med klubbens logoer mm:

Diskusjon pågår og V8-Forum vil gjerne bringe denne til medlemmene. Vi ser at dette kan være et sakskompleks som muligens bør legges frem for generalforsamlingen. Her bør klubben ha en gjennomtenkt strategi. Vi imøteser en redegjørelse fra styret med alternativer for stemmegivning på generalforsamlingen som vi kan formidle i V8-forum.

Vi ønsker å tillegge til dette at Facebook-siden er igangsatt ikke bare uten å ha vært tatt opp i klubbens generalforsamling, men igangsettelsen har heller ikke vært behandlet på et styremøte i klubben, i henhold til flere medlemmer av klubbens styre.

Undertegnede medlemmer ber derfor om at følgende behandles med avstemning på førstkommende generalforsamling:

Skal Early Ford V8 Club – Norway opprette en offisiell Facebook-side?

Som følge av ovennevnte ber vi om at den nåværende Facebook-siden omgående nedlegges eller endrer navn og logoer etc slik at denne ikke gir inntrykk av å være klubbens offisielle Facebook-side.

Mvh

Hans H. Andersen        Henrik Falch      Claus Urbye

 

Pkt. 5, Innkommet  forslag nr. 2:

Fra

Bjoern Martin TaugboelAdd contact

Til

styret@earlyfordv8.noAdd contact

Dato

31.12.2018 19:54

Jeg foreslår følgende endringer av klubbens lover til generalforsamlingen 2019:

 

a) Bare Stortinget kan vedta lover, men alle kan lage vedtekter. Derfor bør det hete:

Vedtekter for Early Ford V8 Club - Norway

 

§4: Vi har sluttet å skrive på papir, slikke brev og frimerker. Sekretær er derfor overflødig. Det vi trenger er allsidige styremedlemmer, slik at alle oppgaver kan fordeles fritt iht. den enkeltes kompetanse og kapasitet. Foreslår derfor:

Styret

Klubben skal ha et styre bestående av:

1 formann

1 kasserer

1 redaktør

2 styremedlemmer (hvorav én er ansvarlig for klubbens hjemmeside og fjesbokside)

1 varamann

(ett styremedlem velges i partallsår; ett styremedlem velges i oddetallsår).

 

§5: Generalforsamlingen er avholdt i mars pga. tiden det har tatt å få frem et ferdig årsregnskap. Ved å ta i bruk de muligheter som ligger i StyreWeb vil mye av dette arbeidet automatiseres og forenkles, og dermed ta mindre tid. Foreslår derfor:

Generalforsamling

Generalforsamling skal hvert år avholdes i februar, med valg av.....

 

Videre har det hittil aldri forekommet at saker er blitt meldt til styret før årsskiftet, det er jo ingen som husker å gjøre dette midt i julestria. Foreslår derfor:

Saker til GF og forslag til vedtektsendringer må være styret i hende senest to uker før GF.

 

Tillegg til §6.

Dette fungerer ikke iht. gjeldende ordlyd. Foreslår forenkling dithen at nye medlemmer betaler hel eller halv medlemsavgift, avhengig av tid på året for innmelding og hvor mange nummer av klubbavisen det nye medlemmet vil få tilsendt.

(Pga. vanvittig høy porto og logistikkproblematikk vil ikke inneværende allerede utgitte nummere bli ettersendt).

 

Ny §: Klubben har lenge slitt med lav nyrekruttering av medlemmer, vi forgubbes!

Dessuten er det blitt stadig vanskeligere å få tak i frivillige til å ta sin tørn i styret og i andre sammenhenger.

Skal vi få den yngre garde i tale, må vi ta tidens kommunikasjonsverktøy i bruk. Dvs. at klubben må ha en fjesbokside. Foreslår derfor:

 

 

Sosiale medier

Klubben bør ta i bruk tidens sosiale medier for å nå frem til nye/potensielle medlemmer.

Dette vil, i alle fall i første omgang, bety at klubben har sin egen offisielle fjesbokside.

Foreslår derfor:

Klubbens fjesbokside skal styres at et medlem av styret, eller en betrodd person "på åremål" som utpekes av styret.

GF gir styret fullmakt til å utforme og drifte fjesboksiden, men minst følgende skal ligge til grunn:

- Det skal utferdiges bestemmelser for fjesboksidens formål og strategi;

- Åpen/lukket/delvis åpen-delvis lukket side?

- Det skal ikke være slik at man kan være langvarig medlem av fjesboksiden uten å samtidig melde seg inn i klubben.

- Modifikasjon av Forder som tema skal aksepteres så lenge modifikasjonen ikke består i å beskjære karosseriet og/eller sette inn en annen motor enn en Ford Flathead.

- ????? Her er det åpning for meninger og innspill på GF!!

 

mvh

Bjørn Taugbøl

 

Early Ford V8 Club-Norway  

Årsberetning 2018-2019

Revidert pr. 12. mars 2019 (se "andre aktiviteter")

Fjorårets generalforsamling ble avholdt på Huseby Gård 21. mars 2018.

Denne årsberetningen dekker derfor tiden fra GF i fjor og frem til og med årets GF 20. mars 2019.


Styret:

Følgende tillitsmenn ble valgt på  GF 2018:

Formann:            Yngve Nygård

Kasserer:            Bjørn Taugbøl

Styremedlem:  Arne Holmgren

Styremedlem:  Magnar Kjeldsmo

Varamedlem:    Inge Thorud

Redaksjon:         Terje K. Larsen, Per Tharaldsen, R. Tore Olsen

Revisor:               Ole Melvin Lien

Valgkommité:   Hans Andersen og Harald Waagaard

 

I tillegg har styret knyttet til seg Henrik Sæther Falck som materialforvalter, og som praktisk altmuligmann har han også driftet alle medlemsmøtene på Huseby Gård.

Ola Hegseth har fortsatt sin flerårige funksjon år som Internasjonal EFV8 kontaktperson for Europa.

I tillegg til denne funksjonen har Ola gitt styret uvurderlig bistand med å skaffe full oversikt over alle medlems-innbetalinger til banken.

I forbindelse med å utarbeide påmeldings-og betalingsløsning for årets Skandinaviske Ford V8 Treff i Horten har styret fått uvurderlig bistand fra Hans Fredrik Larsen, som også har stått for driften av - den hittil halvoffisielle- fjesboksiden-som blir viet betydelig fokus på denne GF.

 

Medlemmer:   

Pr. 18. februar 2019 er det registrert 337 medlemmer, hvorav ett æresmedlem (Ola Hegseth). Dette er noe ned fra 369 medlemmer pr. 6. mars 2018;

Medlemsnedgangen skyldes hovedsaklig "normal avgang", men også at noen medlemskap er strøket etter manglende respons på purringer på medlemskontingenten.

 

Styremøter:

Det har i perioden vært avholdt 5 styremøter, hvorav de første møtene har status som "uoffisielle" styremøter i regi av avtroppende formann for å levere "stafettpinnen" videre til ny formann. De to siste styremøtene på nyåret i år har vært avholdt etter innkalling av fjorårets formann  da formannen har vært forhindret fra å delta i styrets aktiviteter. Dette for å ivareta sakene som var mest presserende for klubbens drift.

 

Medlemsmøter på Huseby Gård:

10. oktober:       Kveldens foredragsholder var Stein Christian Huseby, generalsekretær i LMK.

7. november:    Helge viste gamle filmer med Ford-relevans.

16. januar:          Møtet ble avholdt hos Sulland Bil på Jessheim, etter invitasjon ved vårt medlem Ole-Bent Rudi.

13. februar:        Kun vafler og sosialt samvær sto på programmet denne gangen.

20. mars              Generalforsamling 2019.

 

Julemøtet 2018: Ble avholdt på Mortens Kro tirsdag 11. desember.

 

På alle onsdager i sommersesongen er det i avholdt uformelle klubbtreff på Sherryhaugen/Øvrevoll.

 

Løpsaktiviteter:

Greger Strøms minneløp ble i år avlyst i siste liten pga. dødsfall i familien Strøm.

Delemarkedet på Huseby ble som vanlig avhold på Huseby søndag 1. pinsedag - 20. mai. Se reportasje i V8-Forum nr. 2/2018.

Årets V8-løp ble arrangert på Eidsvoll-Ådalsbruk søndag 19. august. Løpet er behørig  referert i V8-Forum nr. 2/2018. En stor takk til Ole Melvin og Henrik som på kort varsel gjennomførte et meget vellykket arrangement.

 

Andre aktiviteter:

Klubben har hatt stand på Ekeberg-markedet vår og høst. Klubben har stilt med to biler.

Som en gjenytelse for lån av klubblokale fra Skedsmo Bygdetun, har klubben driftet Lørdagskaféen's eldretreff på Huseby Gård to helger. Dette ble besørget av Ole-Bent Rudi og Henrik S. Falck; en stor takk til begge to.

Motorveteranene på Hedmark hadde en stor 40-års jubilemsutstilling i Vikingskipet på Hamar 7.-8. april 2018. Nok en takk til Ole Melvin som sørget for en fin utstilling av  

syv flotte Ford V8 'ere av våre årganger pluss syv til av nyere årganger, og en fin klubbprofilering. Tusen takk til Ole Melvin for at han donerte kr. 2000 av overskudet til klubben!!

 

V8-Forum:

Redaksjonskommitéen har laget 2 nummere i løpet av 2018. Pr. dagens dato er det rett før de to siste 2018-utgivelsene sendes til trykkeriet; dvs. at nr. 3 og nr. 4 (kalenderen) blir sendt ut i mars 2019. Deretter er planen å gi ut 4 stk 2019-nummere som normalt.

Styret har mottatt mye skryt for disse numrene. Svært velfortjent!! Takk til redaksjonen som, til tross for masse annet som også skal rekkes å gjøres i hverdagen, fortsatt "står på".

 

Drift av klubben:

Klubbens drift er i ferd med å forenkles merkbart etter hvert som vi vender oss til å bruke mulighetene som ligger i StyreWeb.

Dette er et helt system av praktiske tjenester som forenkler hverdagen for frivillige organisasjoner som  gammelbilklubber etc. Dette dekker alt fra medlemsoversikt - og oppfølging, hjemmeside, kommunikasjon med medlemmene, fakturering og regnskap m.m.

 

Skandinavisk Ford V8 Treff i Horten 5. - 7. juli 2019.02.19:

Planlegging av dette årets viktigste klubb-arrangement er i god gjenge. Invitasjon er lagt ut på klubbens hjemmeside og på fjesbok; og det er også sendt ut epost (alternativt tekstmelding) til alle klubbens medlemmer.

Internasjonalt er det distribuert en engelskspråklig versjon, og den vil også bli trykket i den amerikanske moderklubbens magasin V8-Times.

I Horten er det en stor, aktiv og kreativ arrangementskommité ledet av Hans Anders Rygh. Alt tyder på at dette ligger an til å bli blant tidenes beste Skandinaviske Ford V8-Treff.

 

Generalforsamling 2018:

Avholdes på Huseby Gård 20. mars 2019.

Vedtektene sier at innkalling skal være medlemmene i hende én måned for GF.

Innkalling sendes pr. epost (pr. tekstmelding til de av medlemmene som ikke har epost-adresse, 39 stk.).

Innkallelse med agenda, innkomne forslag og denne årsberetningen, er lagt ut på klubbens hjemmeside (http://www.earlyfordv8.no) i rimelig tid før GF.

Regnskap med revisors beretning og forslag til budsjett legges også ut på hjemmesiden så snart de foreligger

 

                                                               Early Ford V8 Club Norway

                                                               Styret v/Bjørn Taugbøl

                                                               19. februar 2019

 

Regnskap 2018
Eiendeler
Konto Inngående Balanse Bevegelse Utgående balanse
1200 Billedprosjektor lagret hos H. Johansen 1 998 -666 1 332
1220 Undervisningsmotor lagret hos Per T 1 000 0 1 000
1250 Ford testbenk lagret hos H Kjensli 1 000 0 1 000
1460 Permer T-shirts, Capser 3 324 -550 2 774
1465 Merker, skiltpl., kopper, askebegere 2 313 -370 1 943
1510 Kundefordringer 0 0 0
1550 Fordring Oppgjør StyreWeb 0 0 0
1920 DNB brukskonto 56 946 -38 965 17 981
1921 BN Bank 237 421 48 929 286 350
1925 DNB treffkonto 142 2 533 2 675
Sum eiendeler: 304 144 10 911 315 055
Gjeld
Konto Inngående Balanse Bevegelse Utgående balanse
2420 Leverandørgjeld ikke spes på leverandør -24 215 24 215 0
2960 Forskuddsbetalt kontingent -20 000 20 000 0
2980 Påløpne ikke betalte kostnader -12 000 -35 395 -47 395
2990 Avsetning til spesielle formål -5 000 0 -5 000
Sum Gjeld: -61 215 8 820 -52 395
Egenkapital
Konto Inngående Balanse Bevegelse Utgående balanse
2050 Annen egenkapital 242 929 0 242 929
Overskudd 0 19 732 19 732
Sum egenkapital: 242 929 19 732 262 660
Inntekter
Konto Bevegelse Busjett i år Budsjett neste år
3000 Annonseinntekter V8-Forum 0 2 500 1 000
3200 Medlemskontingent 120 405 105 000 130 000
3230 Loddsalg, kaffe mm 2 015 3 000 2 000
3250 Inntekter julemøte 3 700 5 000
3410 MVA-refusjon 5 540 10 000 6 000
3840 Andel overskudd MVH-utst. 2018 v/Ole M L 2 000 0
3850 Inntekter Greger Strøm løp 0 1 000 0
3860 Inntekter V8-løpet 0 1 000 0
3920 LMK-provisjon 0 500 0
8040 Renteinntekter 1 181 1 000 1 500
124 000 145 500
Kostnader
Konto Bevegelse Busjett i år Budsjett neste år
6010 Avskrivninger driftsmidler -666 500 666
6030 Avskr. varebeholdning/gaver fra varebeh. 0 1 000 1 000
6100 LMK-kontingent -5 100 5 000 11 550
6302 Lagerleie klubbrekvisita -2 020 3 000 2 500
6350 Postboksleie -1 130 1 100 1 500
6360 Kostnader Ford V8-løpet -1 737 3 000
6370 Kostnader Skand. V8-treff -119 2 000 5 000
6400 Kostnader Ekebergmarkedet -1 990 1 000 2 500
6410 V8-Forum, trykkekostnader mm -61 740 65 000 67 000
6420 Kostnader Ford-marked Huseby -524 500 1 000
6500 Restaureringsplaketter -386 500 500
6710 Møtekostnader medlkemsmøter etc. -2 270 3 000
6750 Møtekostnader julemøte -9 300 5 000 10 000
6810 Styreweb-kostnader -9 080 10 000 12 000
6815 Kostnader WEB-domene -420 500 500
6820 Tilbakeført avsatt webutvikling 2012 -12 000
6940 Porto -15 586 24 000 24 000
7400 Medlemskap EFV8 Club of America etc -1 711 2 000
7770 Bank- og kortgebyr -1 032 1 500 1 500
7779 Gebyr betalingsformidling -99 100
7790 Øvrige diverse kostnader -200 3 018 3 000
Sum kostnader: -115 109 123 618 140 316
Resultat
Konto Bevegelse Busjett i år Budsjett neste år
Sum 19 732 382 5 184

 

Kommentarer til regnskapet for år 2018   


Nedenfor følger noen kommentarer til regnskapet for 2018 inklusive periodiseringer og avslutningsposteringer:

 

Ola og Henrik tellet klubbartikler 13.2.2019, og liste ble ganske snart sendt til undertegnede. Det er i 2018 registrert salg for tils. kr. 920,- men bilaget var ikke spesifisert med hva som var solgt. Salgsbeløpet er i sin helhet ført som fradrag i bokførte beholdningsverdier med en prosentfordeling på de to balansekonti som disse står bokført på. Resterende beholdninger av klubbartikler har blitt opplyst å inneholde mye ukurante artikler, og salg pr. år har vært ganske så lavt i de senere år. Men bokført verdi i sum på (2774+1943) = kr. 4.717,- utgjør da bare knappe 32% av oppført salgsverdi på kr. 14.915,-. Så revisor antar da at beholdningen kan selges for minst bokført verdi dersom det legges ned litt jobb for å markedsføre denne på markeder, løp, treff etc.     

Det er ikke benyttet noe av avsetning til spesielle formål, og saldoen står da urørt i 2018 med kr. 5.000,- da årlig premiering har blitt kostnadsført i alle år siden denne ble gitt.  Dette er en avsetning som blant annet kan benyttes til utmerkelser for premiering av medlemmer som har fått ferdigrestaurert et Ford-produkt. 

Kr. 33.500,- av posten på konto 2980, «Påløpne ikke betalte kostnader», vedrører avsetning for trykking og porto for utsending av V8 Forum nr. 3 for 2018 samt kalender for 2019. Disse utsendes antagelig sammen med krav for innbetaling av 2019 kontingent nå i mars 2019.

På samme konto står i tillegg en avsetning til dekning av WEB helt fra 2012 på kr. 12.000,- videreført, men for 2019 er det budsjettert med å tilbakeføre denne avsetningen. Dette fordi klubben nå er godt i gang med å bruke Styreweb for regnskap og mange andre styrerelaterte oppgaver i klubben, og løpende betaler kvartalsvis for dette systemet. I tillegg har Hans Fredrik Larsen etablert en utmerket Facebook-side for cirka et år siden, og det uten at vi har betalt noe for den tjenesten. Så stor takk til Hans F L, selv om jeg ser at noen stiller spørsmål om styrebehandling før dette skjedde. Men klubben trenger klart folk som klarer å handtere nymotens kommunikasjonsmedier, og ikke minst personer som også har ork og vilje til å gjøre noe løpende. Jeg mener å ha observert at alle møter, dele-marked og løp i klubbens regi for 2019 for lengst er oppdatert på facebook, så jeg sier hurra for Hans F L.  Og klubben har jo også hatt hjemmesider i noen år nå, så da burde det ikke være behov og riktig å sitte med en kostnadsavsetning her.  

For 2018 har undertegnede også laget en kontoplan som gir en bruttoføring av inntekter og kostnader i henhold til forslag som jeg oversendte til styret for snart et år siden. Andre klubber har tilpasset seg slik på grunn av at det gir en høyere sum som grunnlag for MVA-refusjonen, og da ville det ikke være lurt av oss å gi glipp på en slik mulighet. Den negative effekt av endringen er at en ikke vil se netto resultat av eksempelvis et løp ved å kun se på en konto, men må se på summen av en inntektspost minus en kostnadspost for å se netto, men dette bør vi vel klare greit?  

 

Årets resultat viser et overskudd på kr. 19.731,55 (overskudd 22.354,81for 2017), og styret må få ros for kostnadsbevissthet og nøkternhet også i 2018. Resultatet er vel 19 tusen kroner bedre enn budsjettert. Innbetalt medlemskontingent ble på vel  120 tusen, vel 15 tusen bedre enn budsjettert. Som kjent ble Greger Strøms minneløp for 2018 avlyst grunnet dødsfall i familien Strøm. Og det ble ikke innkrevet noen startkontingent på V8-løpet, så derfor 0,- på disse poster. I sum er det positive avvik mot budsjett på kostnader, og budsjettet var ikke satt opp med forutsetning om å bruttoføre i regnskapet heller. Se eksempelvis «Møtekostnader Julemøte» på kr. 9300 og budsjettert kr. 5000,-. Her må en ta med inntektsposten på konto 3250 «Inntekter julemøte» på kr. 3.700,- og 0 budsjettert, så stemmer virkelig og budsjett ganske så bra.

 

Revisor vet at det er for sent med forslag til årets «GF», men vil likevel fremme sine synspunkter på en sak. Jeg vet jo at de ansvarlige for vårt utmerkede blad V8 Forum kjører en god del og også bruker mye tid på å lage dette. Videre er det nok bladet som er eneste og den viktige årsak til at mer enn 90 % av våre medlemmer betaler sin kontingent. Så i stedet for å redusere kontingenten vil jeg heller foreslå at det kan gis litt kostnadsrefusjon for kjøring, bompenger og andre utlegg i alle fall til disse viktige «krumtapper» i vår klubb.

 

Revisor setter sin lit til at «KID» osv vil hjelpe til slik at kontingenten for 2019 blir bokført på en måte som gjør at beløp, dato mm vil stemme med utskrifter fra banken. For angående 2018 medførte det veldig mye arbeid for revisor å finne ut av og korrigere opp det som var gjort her. Skjer ikke det må nok klubben se seg om etter en etterfølger, og kanskje lurt med nye krefter også her.  




REVISORS BERETNING FOR 2018

Jeg har revidert årsoppgjøret for Early Ford V8 Club Norway for 2018, og dette viser et årsoverskudd på kr. 19.732,55.

Årsoppgjøret som består av resultatregnskap og balanse avgis av klubbens styre.

Min oppgave har vært å gjennomgå regnskapet og bilagene til dette. Det finnes bilag til alle posteringer, og ut fra gjennomgangen kan jeg bekrefte at årsoppgjøret ikke inneholder vesentlige feil eller mangler. Jeg har ikke sett styrereferater for 2018, men jeg har ikke sett disposi-sjoner som bør gi noe grunnlag til å stille spørsmål til bruken av klubbens midler.

Revisor anbefaler at årsmøtet gir styret ansvarsfrihet.

 

Brumunddal, 10. mars 2019:

 

                                                         Ole M. Lien

                                                        revisor